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事例・実績

事務局代行ドットコムとは?

事務局代行ドットコム<㈱マキ朝日データサービス>では、民間・官公庁問わず様々なご企画の事務局運営のご依頼を頂いており、その結果数多くのキャンペーンが成功をおさめています。

ここではこれまでの実績の一部について、内容と担当者のコメントを添えてご紹介します。

事例01

石油会社様
オープン&クローズドキャンペーン

応募期間 約2ヶ月
応募実績 ハガキ約300万通(6ヶ月間合計)
当選者数 「世界の名車」毎月1台、計6台(6ヶ月間)
概要 毎月1台「世界の名車」が当選。応募方法はハガキのみ。

コメント

毎月1台「世界の名車」が当選するという、文字通り夢のような、とにかくビッグなキャンペーンでした。

 

当社の経験で最も膨大な数の応募ハガキであった為、いかに迅速に希望車種6種別に分別集計し、週間報告として車種別の応募件数をご報告するかがポイントとなりました。

 

そこで作業人員を増加し、郵便局への引き取り、弊社作業所への移動を毎日行い、昼夜、土日祝日を問わず希望車種別のハガキ集計作業を行いました。

 

抽選会は、その他のイベントと絡めながら一般ギャラリーの前で開催された為、毎月数十万通のハガキを抽選会場であるお台場のTV局前、空港のコンコース、石油会社本社ビル1階ロビー等へ、毎月数十万通のハガキの持ち込みを行いました。数十万通のハガキを小さなプールの様な特設スペースに山盛りにして、景品である「世界の名車」の実車と一般ギャラリーの前での無作為抽出を行いました。

 

一般ギャラリーの前でのイベント性もありながら、警備員を数名配置し、個人情報を厳重に管理いたしました。抽選会終了後の山盛りとなった数十万通の応募ハガキ撤収作業は数時間にもおよび、厳重な管理のもと、全ての応募ハガキを溶解処分いたしました。

事例02

認可法人様
啓蒙活動ライブキャンペーン事務局

応募期間 約3ヶ月
応募実績
当選者数 16,000名様
概要 啓蒙活動のために開催される無料ライブの招待券が当たるキャンペーン。応募方法はWEBとFAX。

コメント

ビッグアーティストが参加する無料ライブということで、応募期間より応募者やプレス関係者からたくさんのお問い合わせをいただきました。応募数・お問い合わせ数ともに多いため、チームで対応にあたり、チーム内で情報の共有を徹底することで迅速な報告や回答ができる体制を整えました。

事例03

食品メーカー様
オープン&クローズドキャンペーン事務局

応募期間 約3ヶ月
応募実績 オープン(WEB+ハガキ)計110万+
クローズド(ハガキ)60万=170万通
当選者数 オープン:自動車1台
クローズド:牛肉セット2種計4000名冷凍納品)
概要 オープン:自動車1台
クローズド:牛肉セット4000名が当選

コメント

オープンキャンペーン、クローズドキャンペーンともに、ハガキでの応募数が数十万通におよび、迅速にエリア別かつ希望コース別に分類し、週間報告として応募数をご報告いたしました。

 

高額景品のオープンキャンペーンでは同一人物からの大量の応募が予想される為、WEB応募フォームは大量の重複応募を避けるようシステム開発いたしました。

 

抽選会では、大量の応募ハガキを一つ集約して行う為に特別にホールを借り、警備員を配置のもと、厳重におこないました。

 

クローズドキャンペーンでは、真夏に当選景品である牛肉セット4,000ケを安全に発送することがポイントとなりました。その為、まず当選者へ当選通知の往復ハガキを発送し、ご希望の受取日と時間帯をハガキで返信頂いて集計し、事務局からの当選者への電話かけをし、受取希望日時の最終確認する等、キメの細かい対応を徹底いたしました。その後、ご希望の日時を指定した冷凍便で牛肉セットを発送出しし、安全に納品いたしました。

事例04

氷菓メーカー様
発売30周年記念 CMソング替え歌コンテスト事務局

応募期間 約2.5ヶ月
応募実績 約14,000件
当選者数 グランプリ1名様、その他特別賞13名様
概要 CMソングの替え歌を特設サイトから投稿して歌声生成ソフトで公開。SNSによる投票と審査委員による審査が行われ、グランプリ作品は賞金100万円。応募方法は特設サイトのみ。

コメント

CMソングの替え歌の作詞コンテスト。応募者はサイト上で自分が作詞した歌を歌声生成ソフトで確認できるという面白さや賞金額の高さもあり、たくさんの作品が寄せられました。投稿された作品はサイトで公開されるため、著作権や公序良俗に違反する言葉が含まれていないかどうか、全ての作品の検閲を行いました。俗語・隠語が含まれている場合もあり、検閲の際には可能な限り言葉の意味を検索・調査し、不適切な言葉が公開されないように努めました。

事例05

医療系公益財団法人様
医療に関する体験談 作文募集コンテスト(新聞社共催)

応募期間 約3.5ヶ月
応募実績 3,500件(2部門計)
当選者数 最優秀賞各部門1名、特別賞部門1名、優秀賞各部門3名、入賞各部門5名
概要 医療を通して体験した貴重な体験談を800字以内でまとめた作文を募集。応募方法は郵送とWEB応募。受賞作品は表彰式で発表されるとともに新聞、機関誌に掲載。

コメント

人の生き死にに関わる医療現場での貴重な体験談のコンテストでしたが、どの応募作品も一生に一度あるかどうかというエピソードのため時間をかけて書かれた力作ばかりでした。郵送応募の場合、申込者の情報ばかりでなく作文すべてを文字入力し、校正と校閲をかけ電子データとして蓄積いたしました。また、文筆業経験者チームで1次審査委員も兼任し、約3,500件の作品全てを読み込み、最終審査会へのノミネート作品を絞り込みました。事務局と審査委員が分かれていると、クライアント様の意向がうまく伝わらないおそれがあるのですが、コンテストの主旨を把握しているスタッフが兼任することで、クライアント様の意向に沿った審査と審査の時間短縮が実現できました。

事例06

ファーストフードチェーン店様
夏休み親子クッキング体験教室

応募期間 約3週間
応募実績 約300件
当選者数 50組100名様
概要 店舗告知のファンミーティングイベント。親子で参加する夏休み料理体験教室。応募方法は電話のみ。

コメント

地域限定イベントのため、応募数は多くありませんが、最近のお子様は個性的なお名前が多く、漢字の確認にお時間を要しました。応募受付からご当選者様への参加意志確認まで電話中心の業務でしたが、お子様が参加するファンミーティングということで、明るく優しいトーンで話しかけることを心がけて対応いたしました。

事例07

食品メーカーB社様
「クイズに答えて海外旅行が当たる」オープンキャンペーン&
「商品を購入して豪華景品が当たる」クローズドキャンペーン

応募期間 約4ヶ月
応募実績 オープンキャンペーン:60,000件
クローズドキャンペーン:60,000件
当選者数 オープンキャンペーン:5組10名様
クローズドキャンペーン:1,250名様
概要 製品の誕生日を記念して行われた「クイズに答えて海外旅行が当たる」オープンキャンペーンと「商品を購入して豪華景品が当たる」クローズドキャンペーンのダブルキャンペーン。
オープンキャンペーンはWEBと郵送応募。クローズドキャンペーンは郵送応募のみ。

コメント

商品をご愛用いただいている世代と賞品や応募方法がマッチし、対象商品のリピート購入の強いインセンティブとなったキャンペーンでございました。応募受付から抽選、賞品発送までをワンストップで行うことで、キャンペーンの効果測定やお問い合わせに対しての速やかな回答が可能となりました。

事例08

ゲームソフト制作・開発会社
ゲーム大会事務局

応募期間 約4ヶ月
応募実績 3000件(WEB+ハガキ)
当選者数 ・予選大会(4会場)
約500名、その後勝ち抜きで決勝大会8名
概要 参加者を募集し、抽選で国内4ヶ所でのゲームソフト全国大会へご招待。

コメント

ゲーム大会はお子様のご応募が多い為、非常にキメの細かい対応がポイントとなりました。

 

まず、事務局より当選者へ当選通知のお電話をし、参加の確認の電話をいたしました。参加される場合、ご同伴される方はどなたなのか、同伴される方の人数と年齢等を細かく確認し、同伴者が年齢制限、人数制限等に関わる場合はその旨ご案内し、調整をいたしました。その他、会場への行き方、駐車場の有無等、大会毎の詳細な情報をお伝えし、その後、大会の参加についてのご案内を特定記録郵便で発送いたしました。

 

ゲームのルールについてや、ゲーム特有の操作方法、対戦方法等、お子様からの専門的な内容についてのTELお問い合わせも、事務局で丁寧に対応いたしました。

 

様々なゲームソフト制作・開発会社が数多く出展している大きなゲームイベントの1スペースで行われた決勝大会は、結果的に大盛況に終わったと、ご依頼主様に大変喜んでいただきました。

事例09

中央省庁様
アワード事務局

応募期間 約2ヶ月
応募実績 1,000件
当選者数 57団体
概要 全国から優れた商品・お取組みを募集し、表彰。応募方法はWEB、メール、郵送、FAX。受賞団体には展示会や商談会の出展招待や、TVやラジオ雑誌での紹介、商品の販促サポート等の特典あり。

コメント

コンテストやアワードの応募は、最後の数日に応募の半数が集中します。短時間に応募内容のデータ化、ノミネートシートの作成を行い、数千枚の印字資料を審査委員にお送り致しました。また、受賞団体様には、表彰式への出席や展示会・商談会の案内やTVラジオ・雑誌での紹介内容の取りまとめ、受賞商品のネット販売などの販促サポートを行いました。

事例10

氷菓メーカー様
(流通各社共催:約70社)
「商品を購入してQUOカードが当たる」クローズドキャンペーン

応募期間 約1.5ヶ月
応募実績 クローズドキャンペーン:24,000件
当選者数 約2,600名様
概要 商品を購入して、購入金額に合わせたコースの各流通のキャンペーンに応募できるクローズドキャンペーン。応募方法は郵送のみ。

コメント

キャンペーン参加店で対象商品購入したレシートを応募ハガキに貼付して応募いただくクローズドキャンペーン。約70流通がキャンペーンを行い、流通別・応募コース別・応募口数・レシートチェックと仕分け作業は煩雑なものとなりました。お一人で複数の流通のキャンペーンに応募される方も多く、流通別だけではなく、流通をまたいでの重複当選がないように念入りにチェックを行いました。また、最終報告書では、マーケティングデータの報告だけではなく、複数年のキャンペーンデータを元にした分析も行いました。

事例11

外資系一般消費財メーカー様
クローズドキャンペーン事務局

応募期間 約2ヶ月
応募実績 約3万通
当選者数 1000名
概要 対象商品を購入しバーコードを貼付して応募すると、抽選で現金1万円が1000名に当たるキャンペーン。

コメント

賞金1万円をどのように安全に発送るかがポイントとなりました。振込も可能ですが、ご依頼主様との協議の結果、現金1万円を為替化し発送することとなりました。まず、郵便局で1万円の為替を購入し、為替本体に当選者(受取人)の氏名を1枚1枚記入し、万が一に備え、当選者のみが換金可能となる様にいたしました。その後、簡易書留で発送し、郵送物の追跡調査を行いました。郵便局からの未着返信に備え、書留を受け取っていない当選者の方へは事務局よりお電話し、お受け取り可能な日を確認の上に手配いたしました。

事例12

お菓子メーカー様
オリジナルQUOカードプレゼントキャンペーン

応募期間 約3ヶ月
応募実績 クローズドキャンペーン:120,000件
当選者数 約1,000名様
概要 商品パッケージに付いている応募券を必要枚数集めて、抽選で1,000名様にオリジナルQUOカード1,000円分が当たるクローズドキャンペーン。応募方法は郵送のみ。

コメント

対象商品は50年も愛され続けているスナック菓子である為、子どもから大人まで広い世代からご応募をいただきました。対象応募券の種類は100種程もあり、また、複数口応募可能ということもあり、ハガキの仕分・不備チェックは煩雑な作業となりました。応募ハガキの受付から抽選・賞品発送までワンストップで行う事で業務の効率化が図られ、配送完了まで短時間に完了することが出来、ご依頼主様に喜んでいただきました。

事例13

洋菓子メーカーA社様
創業100周年記念 イメージキャラクターコンテスト

応募期間 約1ヶ月
応募実績 4,000件(3部門合計)
当選者数 グランプリ各部門1名
概要 メーカー様創業100周年および国民的イメージキャラクター誕生60周年記念して行われたコンテスト。応募方法は郵送とWEB応募。3歳~小学校4年生を対象としたイメージキャラクターコンテストでは、1次審査(写真選考)、2次審査(グループオーディション)を経て、公開型ステージにて最終審査会を実施。グランプリ受賞者は店頭ポスターに起用。

コメント

国民的イメージキャラクターのコンテストとあって、対象年齢のお子様のいらっしゃる全国の方々から大きな反響をいただきました。創立100周年記念事業ということもあり、クライアント様もとても熱心に審査をされておりました。郵送とWEBの2種類の応募方法があるため、同じ様式に統一したノミネートシートを作成し、速やかにクライアント様にお渡しする必要がございました。一方で、ご応募者は、お店やイメージキャラクターの熱烈なファンだという方も多く、お問い合わせ電話には、お客様の夢を壊さない気配りをもって対応いたしました。

事例14

コンビニエンスチェーンE社様
国内旅行や宝くじが当たるクローズドキャンペーン事務局

応募期間 約1.5ヶ月
応募実績 約33,000件
当選者数 1,345名様
概要 応募券を集めて希望賞品に応募できるクローズドキャンペーン。応募方法は郵送のみ。

コメント

生活に密着しているコンビニエンスストアチェーン店の購入金額500円から応募できるキャンペーンということで、お一人で何通も応募されているケースが多くみられました。抽選時には、補欠分を通常よりも多く抽出し、重複して当選する事がないように念入りにチェックを行いました。

事例15

貴金属店様
純金&純プラチナプレゼントキャンペーン事務局

応募期間 約2ヶ月
応募実績 約82,000件
当選者数 6名様
概要 純金&純プラチナ100gが当たるオープンキャンペーン。応募方法はWEBと郵送。

事例16

大手外資系ソフトウェアメーカー様
体験版CD-ROM+資料請求受付発送事務局

応募期間 約2ヶ月
応募実績 2000件(WEB申込)
当選者数 応募者全員
概要 体験版CD-ROM請求受付、CD-ROM発送

事例17

メガネ・コンタクトレンズ販売チェーン店様
販売店インセンティブキャンペーン事務局

応募期間 約3.5ヶ月
応募実績 全国358店舗で計3000名
当選者数 約2000人へクーポン配布
概要 店頭で既存顧客へ「紹介割引クーポン」を発券し、紹介したい家族・友人に渡してもらい、紹介された (新規・再来2年上)顧客は、クーポン持参で眼鏡10%割引。紹介した顧客はQuoカードを後日発送。

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